AVGVanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). WV Otto Ebbens is achter de schermen bezig met het afronden van de laatste handelingen. Wat zijn de belangrijkste verplichtingen voor sportverenigingen?

 

Privacy: wat is dat?
Het recht op privacy kun je eenvoudig omschrijven als iemands recht om met rust te worden gelaten. Dit betekent ook dat je niet zomaar iemands persoonlijke informatie mag gebruiken. Dit laatste noemen we het recht op de bescherming van persoonsgegevens. Als sportvereniging ben je wettelijk verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, en alle andere personen van wie je persoonsgegevens verwerkt. Privacywetgeving stelt daarvoor een aantal concrete regels. Om te begrijpen hoe je die regels naleeft, is het handig om enkele basisbegrippen te kennen. De belangrijkste begrippen lichten we hierna toe.

 

Welke maatregelen moet de vereniging treffen?
Uiteindelijk draait informatiebeveiliging om een juiste combinatie van zowel technische als organisatorische maatregelen, waarbij uiteindelijk de zwakste schakel telt. Zo is een complex wachtwoord voor het inloggen op de online ledenadministratie zinloos als datzelfde wachtwoord op een notitieblok rondslingert in het clubhuis.

 

Mag de vereniging gewone nieuwsbrieven sturen aan eigen leden?
Ja, op het versturen van reguliere nieuwsbrieven aan leden is het SPAM-verbod niet van toepassing. Een vereniging moet leden immers regelmatig kunnen informeren (uitnodiging Algemene Ledenvergadering, verenigingsagenda, uitslagen, etc.). Maar let op: voor commerciële boodschappen is wél toestemming nodig van de ontvanger, lid of niet. Ook moet de ontvanger zich eenvoudig kunnen afmelden om elektronische berichten te ontvangen. Wat zijn de regels omtrent het maken en publiceren van foto’s en video’s? Foto’s en video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene zijn meestal persoonsgegevens. Voor het maken en publiceren ervan heb je daarom vaak toestemming nodig van de betrokkene, zeker als het gaat om een minderjarig persoon. Toestemming ten aanzien van iemand die nog geen 16 jaar oud is, vraag je aan de ouder/voogd.

Let op: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft in sommige gevallen het recht om zich te verzetten tegen publicatie van dergelijke beelden. In de regel zal je gehoor moeten geven aan een dergelijk verzoek. Is dit bezwaarlijk en wil je als vereniging niet aan een dergelijk bezwaar toegeven, vraag dan om deskundig advies. Zorg ervoor dat leden en toeschouwers zijn geïnformeerd over eventuele beeldopnamen. Dat kan bijvoorbeeld via het huisreglement of met behulp van een bordje op het terrein.

 

Mag de vereniging haar ledenlijst online publiceren?
Voor een vereniging is het publiceren van een ledenlijst in principe toegestaan (achter een inlog), maar het is verstandig om de algemene ledenvergadering daarmee vooraf te laten instemmen. Wil je behalve namen ook contactgegevens in de lijst opnemen, kaart dit dan expliciet aan gedurende de ledenvergadering.

 

Gelden dit soort regels ook op sociale media?
Ja, ook op sociale media ben je als vereniging verantwoordelijk voor het publiceren van persoonsgegevens (zoals foto’s). Bedenk dus welke publicaties wel/niet wenselijk zijn, en maak dit onderwerp van discussie in de ledenvergadering. Overweeg bijvoorbeeld een paragraaf over sociale media-gebruik op te nemen in het huisreglement. De kern is uiteindelijk dat je de privacy borgt van leden/personen die dergelijke publiciteit liever mijden, en dat je adequaat omgaat met eventuele klachten en verzoeken.

 

https://www.ntfu.nl/home/nieuws/id/587/werk-aan-de-winkel-wat-privacy-betreft 

Sponsoren

Sg Groen groep
Kijlstra
K. Venema
Rekladruk
De Vries Vleesbedrijf
Jorritsma Bouw
van Kammen
De Hoop
Elzinga Schildersbedrijf
Brinksma Optiek
Madebo Internet Service
vdbrug
vesteynde
drowa
hoogstra
klaar
kuipers
meindert
rabo
sake
Previous Next Play Pause